Sygnaliści

INFORMACJE DLA SYGNALISTÓW

Stosownie do obowiązku wynikającego z art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024r. poz. 928), zwanej dalej Ustawą, Wójt Gminy Dobrzeń Wielki, jako organ publiczny zobowiązany do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa, informuje:

1. PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH i dane kontaktowe

Sposób przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych adresowanych do Wójta Gminy Dobrzeń Wielki określa Ustawa oraz „Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych przez Wójta Gminy Dobrzeń Wielki”, będąca załącznikiem do Zarządzenia Wójta Nr 0050.1.264.2024 z dnia 27 grudnia 2024r. zwana dalej Procedurą. Treść Zarządzenia wraz z załącznikami podano w pliku zamieszczonym pod treścią niniejszej informacji.

Zgodnie z Procedurą, zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane w formie pisemnej (dokumentowej) oraz w formie ustnej.

Zgłoszenie pisemne można przesłać pocztą tradycyjną na adres Urzędu Gminy
w Dobrzeniu Wielkim lub złożyć osobiście w siedzibie Urzędu z zachowaniem następujących zasad:

1. dokument zawierający zgłoszenie pisemne  należy umieścić zaklejonej kopercie
   z napisem „Zgłoszenie zewnętrzne naruszenia prawa  w trybie ustawy o ochronie sygnalistów”, będącej kopertą wewnętrzną;
2. kopertę wewnętrzną należy włożyć do koperty zewnętrznej, na której należy wpisać adres korespondencyjny Urzędu:

Urząd Gminy w Dobrzeniu Wielkim
ul. Namysłowska 44,
46-081 Dobrzeń Wielki
z dopiskiem: „Do rąk własnych Wójta lub Sekretarza Gminy - nie otwierać w sekretariacie”.

      Zgłoszenie pisemne, może być dokonane z wykorzystaniem „Formularza zgłoszenia zewnętrznego”, którego wzór podano w załączniku nr 3 do Procedury. Plik zawierający wzór formularza zamieszczono pod tekstem niniejszej  informacji.

      Zgłoszenie ustne może być dokonane:

1. za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej,
2. podczas bezpośredniego spotkania z Sekretarzem Gminy lub inną osoba upoważnioną przez Wójta.                                                                                               

     Zgłoszenie ustne za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej - nr telefonu 774110302 - można zgłaszać w dni robocze w godzinach od 7:30 do 14:30 w rozmowie z Sekretarzem Gminy lub z innym pracownikiem Urzędu upoważnionym przez Wójta do przyjęcia zgłoszenia. Zgłoszenie dokumentowane jest w formie protokołu odzwierciedlającego dokładny przebieg rozmowy.

    Zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania ma miejsce w terminie do 7 dni od dnia złożenia wniosku przez Sygnalistę o ustalenie spotkania. Wniosek może być złożony telefonicznie pod nr telefonu 774110302 lub pisemnie na adres podany w ust. 1 pkt 1.  Zgłoszenie ustne dokonywane w trakcie spotkania jest protokołowane i może być zatwierdzane przez Zgłaszającego.

2. WARUNKI OBJĘCIA SYGNALISTY OCHRONĄ

      Warunki objęcia ochroną osób dokonujących zgłoszenia określone są w ustawie o ochronie sygnalistów - w art. 6 oraz w przepisach rozdziału 2. Zgodnie z tymi przepisami sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informacje o naruszeniu prawa. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

3. TRYB POSTĘPOWANIA W PRZYPADKU ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNEGO ORAZ SKŁADANIA DODATKOWYCH  WYJAŚNIEŃ LUB UZUPEŁNIENIA INFORMACJI BĘDĄCYCH PRZEDMIOTEM ZGŁOSZENIA

Stosownie do przepisów art. 39 ustawy Wójt może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia dotyczące dokonanego zgłoszenia naruszenia prawa lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu sygnalisty i które mogą okazać się przydatne w procesie rozpatrywania zgłoszenia. Jeżeli sygnalista sprzeciwi się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Wójt odstąpi od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.

Zgodnie z Procedurą, do kontaktu z sygnalistą w sprawie udzielenia wyjaśnień lub podania dodatkowych informacji w sprawie dokonanego zgłoszenia upoważniony jest Sekretarz Gminy lub inny pracownik Urzędu Gminy, posiadający pisemne upoważnienie Wójta do wykonania tych czynności.

4. TERMIN PRZEKAZANIA INFORMACJI ZWROTNEJ ORAZ RODZAJ
   I ZAWARTOŚĆ TAKIEJ INFORMACJI

Zgodnie z przepisami art. 41 Ustawy, informacja zwrotna jest przekazywana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach termin ten może ulec przedłużeniu do 6 miesięcy, po poinformowaniu o tym sygnalisty przez upływem terminu podstawowego (3 miesięcy).

W informacji zwrotnej Wójt informuje sygnalistę o podjętych lub planowanych działaniach następczych i powodach takich działań, jak również o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego dokonanego przez sygnalistę.

5. ZASADY POUFNOŚCI STOSOWANE DO ZGŁOSZEŃ ZENĘTRZNYCH

Przepisy Ustawy oraz Procedura ustalona zarządzeniem Wójta uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób. Do do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych zawartych w zgłoszeniu, upoważniony jest Sekretarz Gminy lub inny pracownik Urzędu Gminy, posiadający pisemne upoważnienie Wójta do wykonywania tych czynności.

Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji  i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy.

6. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

W Procedurze ustalono (Załącznik. nr 4) następującą treść Klauzuli informacyjnej dotyczącej ochrony danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym naruszenia prawa:   

Wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i rady (UE) nr 2016/679 z  dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L. z 04.05.2016 r. Nr 119,  z późn. zm.), zwanego dalej RODO, w związku z otrzymanym zgłoszeniem zewnętrznym naruszenia przepisów prawa informuję, że:

1. Administratorem Pani/a danych osobowych jest Wójt Gminy Dobrzeń Wielki
   z siedzibą Dobrzeniu Wielkim, ul. Namysłowska 44, 46-081 Dobrzeń Wielki,
   dres e-mail: ug@dobrzenwielki.pl, tel. 774110300.
2. Może się Pan/i kontaktować się z Administratorem z wykorzystaniem powyższych danych teleadresowych lub z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych – p. Marcinem Tyndą e-mail: .
3. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji zadań ustawowych związanych obsługą zgłoszeń zewnętrznych w trybie  ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w tym przyjęcia zgłoszenia,  prowadzenia postępowania wyjaśniającego, podejmowania działań następczych, prowadzenia Rejestru zgłoszeń zewnętrznych.
4. Pani/a dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym okresie dane zostaną usunięte.
5. Administrator zapewnia poufność Pani/a danych, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane mogą być udostępnione jedynie osobom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
6. Posiada Pan/i prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje Pani/u także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
7. Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
8. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszenia. Anonimowe zgłoszenia naruszenia prawa nie będą rozpatrywane.
9. Pani/Pana dane nie będą udostępnione do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
10. Pani/a dane nie będą podlegały profilowaniu lub zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

7. DZIAŁANIA NASTĘPCZE PODEJMOWANE W ZWIĄZKU ZE ZGŁOSZENIEM ZEWNĘTRZNYM

W celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa, które jest przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego, podejmowane są działania następcze obejmujące w szczególności: postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury. Rodzaj podejmowanych działań następczych oraz ich zakres uzależniony jest od treści informacji o naruszeniu prawa zawartej w zgłoszeniu zewnętrznym.

8. ŚRODKI OCHRONY PRAWNEJ PRZED DZIAŁANIAMI ODWETOWYMI

Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, a osoby podejmujące działania odwetowe wobec sygnalisty podlegają karze.

Stosownie do art. 55 Ustawy: kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2, a jeżeli sprawca tego czynu działa w sposób uporczywy – podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Osoby rozważające dokonania zgłoszenia zewnętrznego mogą skorzystać z poufnej porady, do udzielania której upoważniony jest Sekretarz Gminy. Termin porady można umówić telefonicznie dzwoniąc pod nr: 774110302.

9. WARUNKI OCHRONY SYGNALISTY PRZED PONOSZENIEM ODPOWIEDZIALNOŚC ZA NARUSZENIE POUFNOŚCI (art. 16 ustawy)

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności
w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem, że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie to jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności za wymienione naruszenia, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postepowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

10. DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

W sprawach dotyczących sygnalistów i zgłoszeń zewnętrznych można kontaktować się
z Rzecznikiem Praw Obywatelskich:

Adres korespondencyjny:

Rzecznik Praw Obywatelskich
Al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
tel.22 8276453
Adres e-mail: biurorzecznika@brpa.gov.pl

                                                                                      Piotr Szlapa

Zarządzenie Nr 0050.1.264.2024 Wójta Gminy Dobrzeń Wielki z dnia 27-12-2024 w sprawie procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa oraz podejmownia działań następczych przez Wójta Gminy Dobrzeń Wielki
DOCXFormularz zgłoszenia zewnętrznego.docx (23,87KB)